La gestion des stocks a pour fonction principale la gestion des entrées et sorties des stocks. Tout au long de l’année, cet outil enregistre avec précision chaque mouvement de stock tels que les achats, les ventes ou encore les retours de marchandises. Cette fonctionnalité permet d’éditer un état de stocks fiable.

Entrées de stock : Les mouvements de stock peuvent être générés par des entrées de stock, qui se produisent lorsque de nouveaux articles sont reçus dans l'inventaire. Cela peut se faire par le biais de commandes auprès de fournisseurs, de transferts entre entrepôts ou de production interne.

Sorties de stock : Les mouvements de stock peuvent être générés par des sorties de stock, qui se produisent lorsque des articles sont vendus ou expédiés. Cela inclut les ventes aux clients, les transferts vers d'autres emplacements ou l'utilisation interne des articles.

Transferts entre emplacements : Les mouvements de stock peuvent également être générés par des transferts entre différents emplacements ou entrepôts d'une même entreprise. Cela peut être nécessaire pour équilibrer les niveaux de stock entre différents sites ou pour répondre à des besoins spécifiques de la chaîne d'approvisionnement.

Ajustements de stock : Des ajustements de stock peuvent être effectués pour corriger les erreurs ou les écarts dans l'inventaire. Cela peut inclure des corrections pour des articles perdus, endommagés ou périmés, ainsi que des ajustements pour refléter des erreurs de comptage ou des changements dans les exigences de stock.

L'UMP, ou Unité Moyenne Pondérée, est une méthode de calcul utilisée en gestion des stocks pour déterminer le coût moyen d'un article en stock. Cette méthode prend en compte à la fois le coût d'achat de chaque unité de produit et le nombre d'unités disponibles.

L'avantage de l'UMP est qu'elle lisse les fluctuations de coûts qui peuvent se produire avec d'autres méthodes telles que le coût FIFO (Premier Entré, Premier Sorti) ou le coût LIFO (Dernier Entré, Premier Sorti). Cela permet une évaluation plus stable et plus représentative de la valeur de l'inventaire, en particulier dans un environnement où les coûts d'achat peuvent varier fréquemment.

Décrémentation automatisée sur les factures : Lorsqu'une vente est effectuée et qu'une facture est émise, le système de gestion des stocks décrémente automatiquement les quantités de produits vendus. Cela garantit que les niveaux de stock sont mis à jour en temps réel.

Incrémentation automatisée à l'arrivée des commandes : Lorsqu'une commande est passée auprès d'un fournisseur et que les produits sont reçus, le système de gestion des stocks incrémente automatiquement les quantités de produits.

Avec Administralis, vous pouvez réaliser un inventaire sur plusieurs jours sans interrompre votre activité ! Vous pouvez continuer à livrer, facturer, ou recevoir des commandes.

Vous pouvez même le faire après la date de clôture !

Inventaire physique obligatoire : Les entreprises sont tenues de faire un inventaire physique de leurs stocks au moins une fois par an pour refléter la réalité des biens présents à la clôture.

Clôture comptable : L’inventaire doit être réalisé de manière à ce que les données soient prêtes pour la clôture annuelle, mais il peut techniquement être effectué quelques jours avant ou après, tant que les ajustements nécessaires sont faits avant la validation des comptes.

Pour faire un inventaire, procéder comme suit :

1. Accédez à la liste des produits et activez le "Mode inventaire" (ce qui permet d'afficher le formulaire de saisie du stock physique directement). Vous pouvez filtrer les produits par emplacement ou, par exemple, ceux qui n'ont pas été saisis depuis 6 mois.
   
   
2. Saisissez la quantité physique des produits. Cette saisie peut se faire via Excel, depuis une tablette, un téléphone ou le plus rapide avec une douchette.
   
   
3. Dans l'onglet STOCK, vous pouvez voir la liste des écarts entre le stock informatique et le stock saisi, ainsi que le listing de votre saisie, ce qui vous permet de contrôler votre saisie et d'analyser les écarts.
   • S'il s'agit d'une erreur de saisie, il suffit de ressaisir la bonne quantité.
   • Le but est de comprendre d'où provient l'erreur ou ce qui l'a provoquée.
   
   
4. Cliquez ensuite sur "Convertir les écarts en stock" puis "je confirme".
   
   
5. Téléchargez le fichier Excel à remettre à votre expert-comptable. Le montant total de votre stock se trouve en bas du fichier.

L'action "Convertir les écarts en stock" permet d'analyser et d'enregistrer les écarts entre le stock informatique et le stock physique au moment de la saisie. L'écart détecté, qu'il soit en entrée ou en sortie, sera enregistré à la date de la saisie.

Les produits ayant un stock informatique mais qui ne sont pas saisis seront enregistrés avec une quantité de zéro.

Si vous faites l'inventaire après la date de clôture de votre société, le stock sera recalculé afin qu'il soit correct pour le bilan.

Si vous constatez des erreurs après votre confirmation, vous pouvez recommencer le processus. En effet, toutes les lignes enregistrées lors de la conversion des écarts sont taguées avec un numéro de référence qu'il suffit de supprimer.

Calcul de la valorisation du stock : [quantité] x [prix moyen pondéré]

Le Coût Unitaire Moyen Pondéré (CUMP) est le prix moyen d'un produit entré en stock. Par exemple, il est calculé en tenant compte de toutes les entrées de stock, pondérées par la quantité reçue à chaque fois. Cela permet d'obtenir un coût moyen actualisé, qui reflète les fluctuations des prix au fil du temps.
Les produits entrés avec un prix à zéro ne sont pas pris en compte dans le calcul.

Formulaire de saisie du stock physique : Permet de saisir la quantitée physique d'un produit et sont emplacement.

Complément :

Vous pouvez consulter et télécharger votre stock à date, et le visualiser graphiquement par mois.

Via l'API, vous pouvez exporter en temps réel votre stock.

Grâce à l'inventaire tournant, vous pouvez effectuer la saisie tout au long de l'année. Généralement, ce mini-inventaire est réalisé au moment de la réception des commandes.

Avec le mode "Logistique", vous pouvez gérer vos produits par conditionnement de palettes. Le nombre de produits est défini pour chaque palette, et les erreurs sont détectées automatiquement à chaque prélèvement (picking) sur une nouvelle palette.

L'application utilisée par le logisticien affiche le nombre de produits à prélever sur la palette n° XXX et à poser sur la palette n° YYY, que ce soit pour les réceptions ou les livraisons. L'application gère également les produits défectueux, les emplacements et les déplacements de produits d'une palette à une autre.
Chaque mouvement est tracé et daté.

Le mode "Logistique" permet de générer automatiquement les factures et de les envoyer par email avec les quantités réellement expédiés.

Gérer les numéros de série est important pour plusieurs raisons dans différents contextes, notamment dans la fabrication, la distribution et la vente de produits. Voici quelques raisons clés :

Suivi des produits : Les numéros de série permettent de suivre chaque produit individuellement tout au long de son cycle de vie, depuis sa fabrication jusqu'à sa vente et son service après-vente. Cela permet de savoir où se trouve chaque produit, son historique et son état actuel.

Authentification et garantie : Les numéros de série peuvent servir à authentifier les produits, en garantissant leur provenance et leur qualité. Ils permettent également de gérer les garanties en associant chaque produit à sa période de garantie et à son historique d'utilisation.