Dans le monde des affaires, l'efficacité dans la gestion des factures est essentielle. Notre système simplifie ce processus en permettant une conversion rapide de vos propositions commerciales en factures. Voici comment notre plateforme rend la création de factures facile, rapide et sans erreur.

Étape par Étape : De la proposition commerciale à la facture

• Analyse : Dès que vous êtes prêt à convertir votre proposition commerciale en facture, le système analyse le document. Il identifie et affiche les éventuels problèmes.
• Confirmation : Une fois l'analyse terminée, une fenêtre de confirmation apparaît. Elle résume les informations cruciales de la facture, telles que la date, le nom du client et le type de facture. Cette vérification finale avant l'émission garantit que toutes les données sont correctement reflétées et conformes à vos attentes.

Plutôt rapide, n'est-ce pas ?

Pourquoi choisir notre système pour votre facturation ?

• Rapidité : Notre processus est conçu pour être rapide. En deux clics, vous avez une facture prête à être envoyée. Cette rapidité d'exécution signifie moins de temps passé sur la paperasse et plus de temps pour vous concentrer sur les aspects importants de votre entreprise.
• Précision : L'analyse automatisée réduit significativement les risques d'erreur, garantissant que chaque facture est précise et complète. Cela améliore la fiabilité de votre processus de facturation et renforce la confiance de vos clients dans votre professionnalisme.
• Efficacité : En éliminant les étapes manuelles et répétitives, notre système optimise votre flux de travail de facturation. Vous pouvez ainsi gérer vos transactions financières et votre trésorerie de manière plus efficace.

La création des factures ne doit pas être une tâche compliquée ni chronophage. Avec notre système, vous bénéficiez d'une solution qui combine rapidité, précision et efficacité. Découvrer comment notre plateforme peut simplifier votre gestion.

Notre système est conçu pour faciliter au maximum la gestion des articles. Que vous souhaitiez ajouter un nouvel article ou modifier un article existant, notre interface intuitive et nos outils intégrés rendent ces tâches incroyablement simples. Voici comment notre plateforme optimise ces processus essentiels pour toute activité commerciale.

L'enregistrement des articles dans un catalogue permet de centraliser toutes les informations concernant les produits, rendant l’accès aux données rapide et facile. Cela est particulièrement utile dans un environnement où les volumes de produits peuvent être importants et variés. Les catalogues aident à structurer les données de manière cohérente.

Ajout et mise à jour des articles : Rapidité & Efficacité.

Vous pouvez gérer les articles via le module "Produits" ou directement depuis une proposition commerciale.

Dans une proposition commerciale, notre système vous permet d'ajouter des produits de plusieurs façons. Vous pouvez utiliser le code-barres ou le moteur de recherche avancé en saisissant quelques lettres. Si aucune correspondance n'est trouvée, le système recherchera alors dans les catalogues fournisseurs.

Une fois le produit trouvé, le moteur de recherche remplit automatiquement les champs nécessaires tels que le libellé, la référence, le prix, etc.

Si le produit n'existe pas, le système vous proposera d'enregistrer les données saisies dans votre catalogue, assurant ainsi que votre base de données reste complète et actualisée.

Intégration simplifiée : Le formulaire d'ajout d'article est conçu pour être à la fois complet et facile à utiliser, intégrant tous les outils nécessaires pour une gestion précise et efficace de votre inventaire.

• Calcul automatique des montants : Notre système calcule automatiquement les montants en temps réel lors de la modification d'un article, que ce soit pour ajuster le prix, la quantité ou les remises. Cette fonctionnalité garantit que les montants affichés sont toujours exacts et à jour.
• Calcul automatique des marges et des remises : Le formulaire permet de calculer les marges et les remises en pourcentage ou en valeur monétaire, facilitant ainsi les ajustements financiers directement lors de la saisie des informations.
• Flexibilité des types de lignes : Vous pouvez également incorporer des sauts de ligne, des sous-totaux et gérer les produits non facturés, offrant une flexibilité totale dans la présentation.

Pourquoi choisir notre système pour la gestion de votre catalogue ?

• Gain de temps : L'automatisation des calculs et la recherche étendue de produits vous font gagner un temps précieux.
• Précision accrue : Les erreurs sont minimisées grâce à des calculs automatiques et à une intégration efficace des remises, assurant l'exactitude de vos documents commerciaux.
• Flexibilité et personnalisation : Notre système offre une personnalisation sans précédent de vos propositions commerciales, répondant ainsi aux attentes spécifiques de vos clients tout en reflétant professionnellement l'image de votre marque.

En somme, notre plateforme optimise la gestion de vos produits grâce à une suite d'outils performants et adaptés à vos besoins commerciaux, rendant le processus à la fois rapide, efficace et conforme à vos exigences spécifiques.

Avec un catalogue bien tenu, la gestion de l'inventaire devient plus précise et moins sujette aux erreurs. Les articles peuvent être suivis avec des détails tels que le nombre d'unités en stock, les dates de péremption, les coûts associés, et bien plus encore. Cela permet une meilleure planification des achats et une réduction des surplus ou des ruptures de stock.

La gestion efficace du stock est cruciale pour le succès de toute entreprise, en garantissant que vous disposez toujours des bons produits au bon moment. Notre système offre une solution intégrée pour gérer votre stock de manière efficace. Voici comment notre plateforme simplifie la gestion des stocks :

• Suivi détaillé des articles : Nombre d'unités en stock, dates de péremption, coûts associés, etc.
• Planification des achats : Réduiser les surplus et éviter les ruptures de stock.
• Gestion intégrée : Une solution tout-en-un pour une gestion optimisée de votre inventaire.

Visualisation en temps réel du stock

Que vous naviguiez dans le moteur de recherche d'articles ou que vous examiniez les lignes de factures, le stock est toujours visible. Cette transparence vous permet de prendre des décisions éclairées concernant la gestion de vos commandes, assurant une réponse rapide aux demandes des clients.

Gestion manuelle et/ou automatique des sorties de stock : Notre système offre la flexibilité de gérer manuellement les sorties de stock, permettant ainsi de contrôler précisément quand et comment les produits sont déduits de votre inventaire. Alternativement, vous pouvez choisir de laisser le système gérer automatiquement les sorties de stock lors de la conversion des commandes en factures, optimisant ainsi le flux de travail et minimisant les erreurs humaines.

Options avancées de gestion de stock

Notre plateforme ne se limite pas à la gestion basique du stock. Plusieurs méthodes avancées sont disponibles pour répondre à des besoins spécifiques.

Méthodes diversifiées : Explorer diverses stratégies de gestion de stock directement depuis notre plateforme, allant de la méthode FIFO (First In, First Out) à des approches plus complexes adaptées à des secteurs d'activité spécifiques. Ces options sont expliquées sur la page Gestion des Produits.

• Transparence et précision : Garder un œil constant sur vos niveaux de stock pour éviter les ruptures ou les excédents de stock, grâce à une visualisation en temps réel.
• Automatisation et contrôle : Bénéficier de l'automatisation pour une gestion sans effort ou Prener le contrôle avec des options de gestion manuelle, selon vos préférences.
• Flexibilité et personnalisation : Notre plateforme s'adapte à vos besoins spécifiques avec diverses méthodes de gestion de stock, vous offrant la liberté de personnaliser votre approche.

La gestion de stock ne doit pas être une tâche complexe et chronophage. Avec notre solution intégrée, vous bénéficier d'un système qui simplifie et optimise cette gestion pour votre succès. Découvrer comment notre plateforme peut révolutionner la manière dont vous Gérer votre inventaire, vous permettant de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Si la gestion des stocks n'est pas nécessaire pour votre activité, vous pouver désactiver cette fonctionnalité, optimisant ainsi l'interface en éliminant les fonctionnalités superflues.

Un bon de livraison est un document attestant de la livraison de biens ou de services, en attendant l'établissement d'une facture qui rendra le paiement exigible.

Parfois appelé bordereau de livraison, il permet de prouver que les marchandises ont bien été livrées et réceptionnées par le client.

Sur Administralis, vous pouvez générer des bons de livraison facilement.

Dans le cadre de la gestion financière de votre entreprise, l'enregistrement précis et efficace des paiements est essentiel. Notre plateforme offre une solution complète pour gérer les règlements de manière intuitive, permettant à la fois l'encaissements multiples et la conformité avec les exigences légales. Voici comment notre système facilite l'enregistrement des paiements tout en garantissant votre conformité aux normes en vigueur :

• Encaissements multiples : Gérer facilement les paiements partiels ou multiples pour une même facture.
• Conformité légale : Assurez-vous que tous les enregistrements de paiements respectent les exigences légales en vigueur.
• Interface intuitive : Enregistrer les paiements rapidement et sans erreur grâce à une interface utilisateur simple et efficace.

Saisie des Paiements

Cliquer simplement sur "RÈGLEMENT". Le formulaire vous permet de saisir le montant, la date, le mode de règlement, le numéro et des informations complémentaires. Le système analyse les données et affiche des alertes en cas de valeurs incorrectes détectées. Le nombre de règlements saisis par facture est illimité.

Les moyens de paiement sont paramétrables, vous pouvez avoir plusieurs caisses par exemple.

Les avoirs actifs sont affichés et peuvent service de règlement.

Par défaut, ils sont :

• Paiement à définir : Ce mode permet d'afficher le montant sur la facture sans pour autant avoir reçu de règlement.
• Chèque
• Espèce
• Virement
• Prélèvement
• Carte Bancaire
• Avoir sur facture Le règlement saisi sur un avoir sera étiqueté avec ce libellé.
• CDG-PDG "Produits divers de gestion courante (PDG)" et "Charges diverses de gestion courante (CDG)" permettent de marquer la facture comme soldée même si le montant exact n'a pas été payé.

Le formulaire vous permet également de saisir des acomptes en spécifiant des pourcentages.

Les montants des règlements sont visibles dans le tableau de bord, vous permettant de connaître les factures en attente et d'effectuer les relances nécessaires.

Les règlements sont exportables comptablement via le module "Trésorerie". Le journal des règlements inclut les numéros de compte du plan comptable.

Conformité automatique : Conformément à la législation, toute réception de paiement doit être accompagnée de l'émission d'une facture ou d'une facture d'acompte. Notre système automatise ce processus pour vous, générant les documents nécessaires à chaque encaissement.

Cette fonctionnalité garantit que vous restez toujours en conformité avec les obligations légales sans effort supplémentaire.

Génération des factures d'acompte

Bien que notre système prenne en charge l'émission automatique de factures lors des encaissements, nous offrons également la possibilité de générer manuellement des factures d'acompte. Cette option vous donne une liberté totale dans la gestion de vos flux de trésorerie, vous permettant de personnaliser les factures selon les besoins spécifiques de votre entreprise et de vos clients.

Par défaut, à l'émission de la facture finale, le système gère automatiquement les avoirs sur les factures d'acompte, simplifiant ainsi la comptabilité.

Si une proposition commerciale est soldée à 100 % par des acomptes, la proposition commerciale sera clôturée par une "Facture de Situation". Dans ce cas, les comptes ne seront pas annulés par des avoirs et la Facture de Situation ne sera pas exportée comptablement.

Synchronisation bancaire

Les données financières récupérées depuis le compte bancaire (OFX) vous permettent d'enregistrer les règlements automatiquement et de simplifier la réconciliation bancaire.

Pourquoi utiliser notre plateforme pour l'enregistrement des règlements ?

L'enregistrement des règlements est une composante clé de la gestion financière de toute entreprise. Notre système est conçu pour rendre ce processus aussi simple et conforme que possible. Il simplifie également le travail de votre comptable, car chaque paiement est rapproché avec une facture et pas avec le compte comptable.

La facturation des abonnements ou des services récurrents est essentielle car elle permet la régularité et la prévisibilité des revenus. Notre système propose une solution robuste pour la gestion des facturations récurrentes. Voici comment notre plateforme facilite la mise en place de factures récurrentes, garantissant une régularité parfaite sans effort et réduisant les erreurs administratives.

Générer un devis pour le service ou produit concerné.

Ensuite, spécifier simplement la date de début de votre abonnement, puis sélectionner la fréquence de récurrence souhaitée : hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle.

À la date spécifiée à 5 heures, notre système se chargera automatiquement de générer la facture et l'enverra par email, puis créera le prochain document daté selon votre intervalle.

Les libellés des lignes de la facture peuvent être saisis à l'aide de la formule [mois/année] ou [mois-1/année], ce qui permet d'inclure les dates de l'abonnement dans les libellés.

Facturation récurrente avec l'horodateur

Vous pouvez ajouter un article dans votre facture associé à l'horodateur. Le système ajustera dynamiquement le montant à facturer en fonction du temps passé depuis la dernière facturation. Cela garantit une facturation précise et équitable, alignée sur l'utilisation réelle du service par vos clients.

L'horodateur peut être configuré pour calculer le montant selon plusieurs critères :

• Total des heures passées.
• Nombre d'interventions.
• Compteur externe via l'API.

Pourquoi choisir notre système pour vos factures récurrentes ?

La mise en place de factures récurrentes grâce à notre plateforme transforme la façon dont vous Gérer la facturation de vos abonnements ou services récurrents. En optant pour l'automatisation et la personnalisation, vous optimisez non seulement votre gestion financière mais également l'expérience globale de vos clients.

La capacité à conclure des accords rapidement et de manière sécurisée est primordiale. Notre système intègre une solution de signature électronique qui facilite et sécurise le processus de validation, rendant inutile le recours à des services externes onéreux. Voici comment intégrer facilement des signatures électroniques à vos processus.

Activation facile des E-Signatures

Il vous suffit de sélectionner l'option "e-signature" dans la proposition commerciale.

Une fois l'option activée, le document devient immédiatement accessible en ligne via le portail client. Le lien du portail est automatiquement intégré aux e-mails ou SMS.

Après la signature, le document signé est marqué comme validé et enregistré automatiquement dans votre Gestionnaire Électronique de Documents (GED). Cette intégration permet de garantir que tous vos documents signés sont organisés et stockés de manière sécurisée, dans un emplacement centralisé.

• Pas de Frais Cachés : Notre solution d'e-signature est conçue pour être économique. Elle ne nécessite pas la création de compte sur des plateformes tierces et n'engendre pas de frais supplémentaires, à l'exception des coûts liés à l'envoi de SMS.
  La e-signature est accessible via le portail client.
• Simplicité d'utilisation : Grâce à un processus d'activation en un clic et un accès via le portail client, notre solution d'e-signature est simple et intuitive, tant pour vous que pour vos clients.
• Sécurité et Conformité : Notre solution d'e-signature sécurise vos accords commerciaux et assure leur validité légale, conformément aux normes en vigueur.

Disposer des bons outils peut considérablement augmenter l'efficacité. Notre système propose une gamme d'outils essentiels conçus pour simplifier et accélérer le processus de création et de modification. Voici une exploration détaillée de ces fonctionnalités indispensables :

Copie des Lignes : Cette fonction permet de copier toute une partie des lignes sur un autre devis. Si aucun devis cible n'est spécifié, un nouveau devis sera créé en reprenant les informations de l'en-tête d'origine.

Archivage : L'archivage permet de garder une trace de vos propositions commerciales qui n'ont pas été conclues. Pour archiver une proposition commerciale, il suffit simplement de cliquer sur "Archiver". La proposition commerciale ne sera plus affichée dans le tableau de bord, mais restera visible dans l'historique client. Pour la réactiver, il suffit de cliquer sur "Enregistrer". La fonction est automatiquement désactivée dès lors que des transactions sont enregistrées, ce qui permet de prévenir de nombreuses erreurs.

GED Propre à Chaque Proposition Commerciale : Notre système intègre une GED pour chaque proposition commerciale, offrant un espace de stockage pour joindre des documents annexes tels que des photos ou des PDF. Cette approche permet une gestion documentaire plus précise et une récupération rapide des documents lorsque nécessaire.
Cette approche permet une gestion documentaire plus précise et une récupération rapide des documents lorsque nécessaire.

Suivi et Notifications : Rester informé de toutes les modifications de vos propositions commerciales grâce à des notifications en temps réel, assurant un suivi efficace de tous vos processus.

La combinaison de ces outils crée un écosystème de gestion complet et efficace, capable de répondre aux exigences d'entreprises de toutes tailles. En adoptant ces fonctionnalités, vous optimiserez vos processus documentaires, améliorant ainsi l'efficacité globale et la satisfaction de vos clients. Découvrer comment notre plateforme peut transformer votre gestion.

Les bons cadeaux représentent une stratégie commerciale efficace pour fidéliser vos clients et attirer de nouveaux prospects. Contrairement aux avoirs traditionnels, qui sont généralement émis pour annuler une facture existante, les bons cadeaux, ou avoirs commerciaux, offrent une plus grande flexibilité. Voici un guide simplifié pour créer des bons cadeaux via notre système, en transformant vos propositions commerciales en avoirs commerciaux :

Création de la proposition commerciale : Assurez-vous que le document n'inclut pas d'articles gérés en stock.

Cliquer sur "Avoir commercial" : Le système convertit les quantités et génère l'avoir.

Une fois créé, le bon cadeau sera affiché et pourra être utilisé par le bénéficiaire comme moyen de paiement pour l'achat de produits ou services offerts par votre entreprise.

Si le bon n'est pas utilisé dans le délai imparti, notre système offre une solution flexible pour l'annulation des avoirs par une facture.