L'intérêt principal d'un catalogue est de centraliser tous vos articles en un seul endroit, ce qui vous permettra de gagner un temps considérable dans la gestion de vos ventes.

En fonction du type de produit (Divers, Service,Main d'oeuvre, Débours, Stock, Occasion), Administralis adopte des comportements différents. Par exemple, pour le type "Débours", qui est défini pour les frais encaissés au nom d'un tiers, ou pour activer la gestion des stocks, ce qui évite des erreurs de saisie.

Vous pouvez également obtenir des statistiques précises sur vos ventes et vos articles en les organisant par "Groupe".

Capture d'écran : Liste des produits

Capture d'écran : Zoom sur le formulaire produits.

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AdministraLis offre une gestion avancée de différents types de produits, chacun bénéficiant de fonctionnalités adaptées pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises.

AdministraLis a développé des fonctionnalités spécifiques pour chaque type de produit afin d’optimiser leur utilisation dans la gestion quotidienne. De plus, pour chaque type de produit, des options supplémentaires peuvent être activées, permettant une gestion encore plus précise :

Les types :

• Divers : Pas de fonctionnalité additionnée !
• Service & Main d'œuvre : Ce type active la gestion du temps, idéal pour les entreprises nécessitant une planification précise des heures travaillées.
  Il est possible de configurer une facturation automatique mensuelle, qui analyse le planning et convertit le temps passé en quantités de produits facturables, permettant un gain de temps et une précision accrue dans la facturation.
• Stock : Permet de suivre les entrées et les sorties tout en assurant une gestion optimale des inventaires.
  Cela offre une vue complète et précise sur la disponibilité des stocks.
• Débours : Applique automatiquement les contrôles de TVA appropriés, assurant la conformité avec les exigences fiscales.
• Occasion : Ajoute dans l'export comptable une ligne de marge, permettant un suivi précis des profits réalisés sur les ventes de biens d’occasion.
  Les entrées en stock des produits occasion passent par le menu [commande / occasion], qui génère automatiquement la facture d'achat au nom du client en PDF. Cette facture, ainsi que le règlement associé, sont enregistrés dans les factures d'achat (fournisseur). Cela garantit une traçabilité complète et une centralisation efficace des opérations liées aux stocks.

AdministraLis adapte ces fonctionnalités pour simplifier les opérations comptables et logistiques, contribuant à une gestion optimisée et personnalisée selon les besoins de chaque produit.

Sur Administralis, vous pouvez ajouter des articles soit à partir du catalogue, soit directement depuis un devis. Il vous suffit de renseigner une référence, un libellé, le prix d’achat hors taxes, le prix de vente hors taxes, ainsi que le taux de TVA. Le formulaire calcule automatiquement les montants correspondants.

Ensuite, vous devez indiquer au système le type d'article. Vous pouvez également classer les articles par catégories ou par marques si nécessaire.

En fonction de votre activité, des champs complémentaires pourront être affichés (taille, options, conditions de livraison, etc.), ou par exemple la taxe sur le sucre pour les boissons contenant des édulcorants de synthèse.

Vous pouvez également ajouter des documents tels qu'une photo ou une notice technique.

Sur Administralis, chaque produit peut être enrichi de documents téléchargeables au format PDF, comme la documentation technique ou commerciale. Cette fonctionnalité de GED permet de centraliser toutes les informations essentielles associées aux produits et d’y accéder facilement en un seul clic.

En plus de faciliter le suivi documentaire, Administralis propose une intégration automatique des documents dans les propositions commerciales. Lors de l'envoi d'une proposition commerciale, Administralis analyse les produits inclus dans l’offre et vérifie si une documentation est disponible. Si celle-ci est taguée comme « partagée », elle sera automatiquement ajoutée en pièce jointe à l'email, garantissant ainsi que le client reçoit toutes les informations nécessaires, sans démarche supplémentaire de l'utilisateur.

Marque Blanche

De plus, il est possible d’activer une option de reformatage des en-têtes et pieds de page des documents, permettant ainsi d'intégrer votre logo à la place de celui du fournisseur. Cette personnalisation renforce l'image de votre entreprise et assure une cohérence visuelle dans les documents transmis aux clients.

Cette gestion optimisée des documents produits assure un gain de temps et une meilleure communication avec les clients en garantissant la mise à disposition des informations les plus pertinentes à chaque envoi.

Les Packs Produits permettent de regrouper plusieurs articles ou services en une seule entité, facilitant ainsi la gestion et la vente de combinaisons spécifiques. Que ce soit pour des offres promotionnelles, des ensembles personnalisés ou des services complémentaires, cette fonctionnalité offre une flexibilité optimale.

Le total des produits dans un pack peut être défini de deux manières :

Fixe : le prix du pack est prédéfini et reste constant, quel que soit le coût des articles individuels.
Somme des composants : le total est calculé dynamiquement en additionnant les prix des éléments inclus dans le pack.

Cette fonctionnalité s’intègre parfaitement à votre gestion commerciale, permettant de maximiser vos ventes tout en réduisant les erreurs et en simplifiant vos opérations quotidiennes. Les Packs Produits sont idéaux pour valoriser vos offres et répondre rapidement aux attentes de vos clients.

Sur Administralis, vous pouvez facilement générer vos propres codes-barres pour optimiser la gestion de votre entrepôt.

Si vous envisagez de commercialiser vos produits dans des grandes surfaces, en ligne ou sur des marketplaces, il est crucial de savoir que l'utilisation du code GTIN est essentielle pour le référencement de vos articles. Ce code unique, universellement reconnu, constitue la langue de vos produits. Que ce soit en point de vente physique ou sur internet, le GTIN assure l'identification individuelle de vos produits à l'échelle mondiale, une étape indispensable pour maximiser leur visibilité et faciliter leur vente.

GS1 France

Le code GTIN (Global Trade Item Number, aussi connu sous son ancien nom de code EAN, GENCOD ou UPC) de GS1 est un prérequis indispensable pour identifier vos produits et les vendre, quels que soient votre secteur d'activité et votre canal de vente.

Un catalogue d'articles doit être mis à jour aussi souvent que possible pour une bonne gestion des prix, vous permettant ainsi d'ajuster vos marges commerciales au besoin. Sur Administralis, vous avez la possibilité d'importer et d'exporter votre catalogue au format Excel.

Lors de l'importation, différentes fonctions vous seront proposées. Par exemple, vous pourrez imprimer les étiquettes des produits qui ont subi un changement.

De plus, sur Administralis, les dates de mise à jour des prix d'achat et de vente sont enregistrées et facilement visibles dans les listings, pour une réactivité accrue dans la gestion des marges.

Via Excel ou via l'API de votre fournisseur, vous avez la possibilité d'importer le catalogue de vos fournisseurs directement à partir de leur fiche respective. Cette fonctionnalité vous permet, lors d'une vente, d'ajouter automatiquement les informations du produit depuis le catalogue du fournisseur si celui-ci n'est pas déjà présent dans votre propre catalogue. Elle vous permet également de mettre à jour vos prix d'achat.

Nous avons également programmé plusieurs fonctionnalités avancées pour optimiser la gestion des catalogues, telles que l'analyse automatique des produits pour identifier ceux qui ont changé de référence, ne sont plus distribués, ou ont été ajoutés récemment. Ces fonctionnalités permettent une mise à jour continue et précise de votre catalogue, vous assurant de toujours disposer des informations les plus récentes.

En outre, l'importation des catalogues permet de gérer les commandes fournisseurs de manière optimisée. Par exemple, vous pouvez intégrer les informations de conditionnement (achat en cartons) et définir des quantités minimales de commande. Cela assure une meilleure organisation de vos approvisionnements en fonction des contraintes de conditionnement et de seuil de commande.