La GED intègre une série de fonctionnalités avancées pour faciliter la gestion des fichiers et dossiers tout en garantissant la sécurité et l'accessibilité des documents. Voici un aperçu des principales fonctionnalités disponibles.
Archivage et Compression de Fichiers
Administralis permet d'archiver plusieurs fichiers en un seul fichier ZIP, tout en conservant l'arborescence d'origine pour une organisation optimale. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez facilement compresser et stocker vos documents en préservant leur structure.
Décompression et Restauration Automatique (Dé-zippage)
La décompression de fichiers est simplifiée avec Administralis. Les fichiers compressés peuvent être dézippés rapidement, et l'arborescence des dossiers est automatiquement recréée, vous permettant de retrouver vos documents à leur emplacement d'origine.
Partage Sécurisé de Documents
Partagez vos fichiers en toute sécurité grâce à des liens générés automatiquement qui pointent vers des fichiers ZIP. Les liens peuvent être protégés par un mot de passe, limités dans le temps ou restreints par le nombre de téléchargements pour assurer un contrôle total sur l'accès aux documents.
Fichiers Inaltérables
La GED offre une option pour rendre les fichiers inaltérables. Une fois cette option activée, les fichiers ne peuvent ni être déplacés ni supprimés, garantissant ainsi leur préservation et leur intégrité.
Gestion de l'Arborescence et Opérations en Masse
Déplacez facilement vos fichiers et dossiers au sein de la GED. La plateforme permet également les suppressions et uploads en masse, avec une reconstitution automatique de l'arborescence des dossiers lorsque cela est nécessaire. Les fichiers inaltérables empêchent la suppression des dossiers dans lesquels ils sont stockés, garantissant la sécurité des données.
Informations Complémentaires
Il est possible d'enregistrer des informations supplémentaires sur les fichiers, telles que :
- Date de validité du document : avec une alerte de résiliation lorsque la date est atteinte.
- Notes : pour ajouter des commentaires ou des informations contextuelles.
- Numéro de référence : permettant d'identifier les différentes versions des documents.
Journalisation des Actions
Chaque téléchargement ou ouverture de fichiers est enregistré dans un journal, avec l'heure d'accès et l'identité de l'utilisateur qui a ouvert le fichier. Cela permet de suivre précisément l'activité sur les documents.
Gestion des Déplacements
Les fichiers et les dossiers peuvent être déplacés facilement au sein de la GED. Les dossiers peuvent également être supprimés, sauf si un fichier inaltérable est présent dans le dossier, auquel cas la suppression sera bloquée.
Listage des Fichiers
Il est possible d'afficher une liste complète de tous les fichiers présents dans les dossiers et sous-dossiers. Un outil de recherche rapide permet de retrouver un fichier dans la liste affichée, facilitant ainsi l'accès aux documents recherchés.
Historique des Téléchargements
La GED affiche un listing des derniers fichiers uploadés, avec leur emplacement dans l'arborescence, pour un suivi des ajouts récents.
Suivi des Alertes de Résiliation
Un listing spécifique permet d'afficher tous les fichiers ayant une alerte de résiliation, afin de gérer les documents dont la validité arrive à expiration.
Options de gGstion des versions lors de l'Upload
Lors de l'upload de fichiers ou de dossiers déjà existants, plusieurs options sont offertes : remplacement, gestion de versions ou interdiction de l'upload pour éviter les doublons. Cette flexibilité permet de maintenir l'organisation documentaire tout en évitant les erreurs. :
- Remplacer le fichier existant.
- Versionner le fichier pour conserver les différentes versions.
- Interdire l'upload pour éviter les doublons.
Limite de Taille des Fichiers
La taille par défaut des fichiers est fixée à 16 Mo, ce qui permet de gérer efficacement l'espace de stockage et de garantir des performances optimales. Cette limite est supérieure à la taille de 99 % des fichiers téléchargés, couvrant ainsi la majorité des besoins des utilisateurs. Toutefois, si des fichiers plus volumineux doivent être transférés, il est possible de les envoyer via FTP ou en utilisant une API dédiée.
Cryptage des Fichiers
Chaque fichier uploadé peut être chiffré pour garantir la confidentialité des informations. Le cryptage utilise un certificat internet sécurisé et une phrase secrète, offrant une protection supplémentaire contre les accès non autorisés. Il est recommandé de gérer la phrase secrète avec soin et de maintenir les certificats à jour pour une sécurité optimale.
